Djupdykning – Personal och Smarta Scheman

Med ett decennium av restaurangerfarenhet i bagaget sadlade vår produktchef Erik Friberg om till systemvetare. Det var intresset för schemaläggning och nyfikenheten på digitala lösningar som lockade honom till systemvetenskap och sedan vidare till Caspeco.

I denna intervju djupdyker vi i processen bakom Caspeco Personal – hur prioriteras utvecklingen, vad är drivkraften och hur kommer framtidens personalsystem se ut? Vår produktchef för Personal har ordet!

Vi börjar med en ny lansering, Smarta Scheman – vad är det och hur fungerar det?

- Vårt mål är att ständigt minska antalet admin-timmar för våra kunder. Personalteamets senaste projekt har utforskat möjligheten att ta hjälp av AI-teknik för att uppnå just detta. Resultatet är Smarta scheman – ett verktyg som utgår från kundens försäljningsprognos och önskade löneprocent för att hitta en optimal schemaläggning. Utan att snöa in sig för mycket på det tekniska, kan vi säga att verktyget utgår från kundens mål, försöker hitta en tidigare bemanning som har resulterat i ett liknande utfall. 

Verktyget gör det möjligt för schemaläggaren att enbart tänka personal och överlämna planering av tid och yrkesroll till systemet. Vidare kan det underlätta vid övertagande av schemaläggning från någon annan, då verktyget kan ge en riktlinje för hur det bör utformas.

Hur används Smarta scheman på bästa sätt?

- Mer data, bättre resultat – lite så är det faktiskt. Desto mer data verktyget har att utgå från, desto mer träffsäkra blir förslagen. Det lämpar sig bäst i verksamheter med varierad försäljning där schemat behöver anpassas. Större verksamheter med mycket personal kan dra nytta av att lägga mer detaljerade scheman på kvartsnivå för att sänka sina personalkostnader.

Från fysiska dokument till AI.

‍

- När jag började arbeta inom restaurang skrev schemaläggaren ner allas starttider på ett papper. Idag har utvecklingen gjort det möjligt att helt digitalisera schemaläggandet, starttiderna har bytts ut mot pass och du kan få tiderna direkt i mobilen. Utöver det finns digitala lösningar för stämpelklocka, dricksfördelning och försäljningsprognoser med mera.

Det är en stor och väldigt intressant utveckling, men det finns alltid saker att förbättra. Framstegen inom AI-tekniken möjliggör mängder av nya innovativa lösningar. Inte minst inom schemaläggning, där verktyg som Smarta scheman är en av många framtida lösningar.

Hur väljer ni på Personal vad som ska utvecklas?

‍

- Vanligtvis är det en kombination av branschens direkta efterfrågan och vår spaning om vad branschen skulle gynnas av. När ett problem är identifierat vill vi först förstå dess helhet. När vi lyfter på locket upptäcker vi ofta att flera problem kan dela samma lösning. Som i fallet med Smarta scheman – vi vill både förenkla och effektivisera schemaläggningen för våra användare. Resultatet är ett verktyg som underlättar båda.  

Hur väljer man vilken lösning som är bäst?

- Den bästa metoden är oftast att börja med en enkel lösning som först och främst löser problemet. Med tiden samlar man in kundernas feedback och vidareutvecklar utifrån den.

Ska man underlätta resan från A till B börjar man inte med att bygga bilen. Första lösningen kan vara en sparkcykel. Den kan man sedan vidareutveckla med fler hjul, säten och tak enligt kundens önskemål. Till slut har bilen växt fram. Medan sparkcykeln uppfyller syftet, kommer bilen sannolikt ha högre andel nöjda användare. Det blir lättare att träffa rätt när vi arbetar fram våra lösningar tillsammans med kunden. Därför är en bra produkt med stor potential det vi strävar efter när vi skapar en ny lösning.

Vad tror du om framtidens lösning?

- Smarta scheman är en första version av ett AI-verktyg, det utmanar tidigare lösningar och kan ge en hint om framtiden. 

Jag tror att framtida versioner i allt större utsträckning kommer ta över det strategiska arbetet. För dig som jobbar med schemaläggningen betyder det mindre manuellt arbete och mer tid att lägga på annat. Ett realistiskt slutmål är ett verktyg som helt utan manuell hjälp kan lägga scheman som går att godkänna. 

‍

Vidare går det att gissa vitt och brett om framtidens lösningar, men gemensamt för dem är att de blir smartare och kräver mindre manuellt arbete. En spännande tid med mycket nyheter väntar. För de som vill ha en hint om framtiden redan nu, kan jag meddela att spännande funktionalitet är på väg. Utan att säga för mycket så har vi kommit långt med hur du som användare ska kunna kommunicera med vårt Personalsystem. Stay tuned för framtiden.

‍