När ni ska välja ett analyssystem är första steget att välja ambitionsnivå. I stort sett allt går att analysera, men beroende på er verksamhet kommer behoven att se olika ut. Här är några parametrar och nyckeltal som det kan vara värdefullt att analysera för företag i besöksnäringen.

Lönekostnader

De flesta företag ser fortfarande sina bokförda lönekostnader först i resultatrapporten, som ju i bästa fall kommer i slutet på månaden. Då är det svårt att analysera om bemanningen var rätt ställt mot hur mycket som såldes. Det är också svårt att optimera den dagliga bemanningen utifrån siffror på månadsnivå. Vill ni ta ett grepp om er bemanning så bör ni istället göra analysen utifrån varje medarbetare och på dags- eller timnivå. Och då måste också varje medarbetare tillskrivas en kostnad för den arbetade tiden – vilket innebär att ni behöver ett system som kan beräkna en timkostnad även för någon som har månadslön.

Att bara titta på lönekostnader ger heller inte så mycket – utan det är av yttersta vikt att de sätts i relation till intäkterna som dessa lönekostnader genererar. Det är därför viktigt att på dagsnivå kunna se hur mycket ni omsätter i relation till era lönekostnader.

Nästa steg är att bryta ner analysen per avdelning eller kostnadsställe, vilket vissa analysverktyg kan göra. En restaurang med ett ineffektivt kök har ju problem även om servisen är rätt bemannad. Det är alltså av yttersta vikt att utvärdera sitt kök, sin servis och eventuella andra avdelningar för att se till att varje del är så effektiv som möjligt.

Med dessa analyser gjorda kan ni schemalägga utefter ekonomiska parametrar. Då behöver ni också ett schemaläggningssystem som kan ta in er analys och knyta in mål och försäljningsprognoser. 

Råvarukostnader

När ni har fått bra koll på er bemanning och era lönekostnader brukar det vara dags att se över råvarukostnaderna eller prissättningen. Det här är ett ganska outforskat område inom restaurangbranschen men det är på stark frammarsch. Ska priset på en maträtt bestämmas av vad grannkrogen tar eller ska det bestämmas matematiskt baserat på lönekostnader, råvarukostnader, fasta kostnader och vinst? Det är alltför vanligt att priset bestäms av grannkrogen, utan hänsyn till vilka marginaler det faktiskt medför.  

Vi kan inte nog beskriva vikten av att veta sina marginaler på varje produkt.  Att ha koll på sina råvarukostnader gör också att man snabbt ser hur stor ”förlusten” är via svinn, överservering, stölder et cetera. Välj därför ett system som kan analysera inköp, marginaler och täckningsbidrag – och kan presentera vad ni bör sälja mer av för att höja lönsamheten. 

Försäljning

Detta är ett område som är starkt förknippat med önskan om fler gäster och ökad merförsäljning. Det är utmärkta mål men knappast den enda vägen till ökade intäkter – ändrad prissättning, försäljning av ”rätt” produkter och ändrad produktmix kan också höja omsättningen och lönsamheten.

Att ta reda på VAD man vill sälja och sen HUR man ska uppnå det är fundamentala ställningstaganden inom de flesta branscher. Restaurangbranschen har länge släpat efter här, men börjar nu anamma dessa principer. Ett genomtänkt analysverktyg är en viktig del i den utvecklingen.