personalsystem restaurang

Hur väljer man leverantör av personalsystem?

Erik Friberg
#
Personal
#
Lönsamhet

Det kan finnas fördelar med att välja så få leverantörer som möjligt för att spara tid, enklare inloggning, minimera antalet integrationer och liknande.

Då personalen i många fall är ett företags både viktigaste och dyraste resurs bör man se på personalsystem ur i alla fall två huvudvinklar: dels är det givetvis av yttersta vikt att dessa system fungerar bra på egen hand, men samtidigt i samklang med andra produktionssystem så att medarbetarstyrkan kan optimeras. Det är mer komplext att bygga ihop personalsystem med produktionssystem, så denna fråga bör sättas först: Hur kan produktion/drift optimeras i samklang med en god personalhantering, lagenlig verksamhet och smart uppföljning? När detta fundament väl är lagt, kan du sedan bygga vidare och integrera med andra ”kringsystem” som hanterar allehanda HR-frågor.

Några punkter att checka av vid valet:

·       Systemet bör vara anpassat för din verksamhet och bransch. Då personal är ett väldigt brett och generellt område, finns det goda branschspecialister som ändå är tillräckligt stora och kompetenta.

·       Se till att systemleverantören du väljer är tillgänglig och har en etablerad support som hjälper dig vid behov. Du kanske även kan ta hjälp av leverantören om du saknar kompetens och/eller resurser.

·       Användarvänlighet är viktigt ut flera aspekter. Dagens moderna lösningar är mer eller mindre självinstruerande. Samtidigt slipper man fåtaliga experter, alla kan bidra till en klok verksamhet.

Hur väljer man personalsystem för att öka lönsamheten?

Personalsystemet kan öka lönsamheten på egen hand, i kombination med andra system samt inte minst – frigöra tid så du kan fokusera på andra lönsamhetsskapande åtgärder. Personalsystemet bör vara synnerligen väl harmonierat med produktionssystemet, då här finns störst vinster att göra. I kombination med lönesystem kan kostnads- och intäktsberäkningar göras i realtid. Det är därför nästan onödigt att diskutera vilka vinster som systemet kan göra på egen hand, det är i kombination med andra som de stora vinsterna utvinnes. I flera fall växer olika system/funktioner ihop till en väl fungerande helhet, väl anpassat efter bransch och unik utmaning. Nedan nämns en rad konkreta funktioner som ökar lönsamheten:

Spara tid

·       Alla lagar och regler finns inställda och ligger enhetligt rakt igenom alla system

·       Enkla och tydliga gränssnitt som gör arbetet effektivt

·       Kommunikation och styrning via App, exempelvis ansökningsbara pass, lägga schema, rulla ut schema, lägg ett schema och rulla ut det över flera veckor, godkänn tider eller godkänns någons frånvaroansökan.

·       Support som svarar snabbt och hjälpsamt

Optimera verksamheten

·       Kostnaden för ett schemapass syns tydligt när du schemalägger

·       Försäljningsprognosen för vald station visas tydligt och även vilken löne-% det faktiskt blir om vi schemalägger som vi gör

·       Ett arbetat pass jämförs mot det schemalagda passet och varnar om något avviker mot planerat

·       Se i schemat hur många timmar du kan schemalägga innan det går över gränsen

·       Stämpelklockan föreslår att stämpla in enligt schema om någon kommer tidigt till arbetet, samma sak om de går sent

·       Kraftfulla verktyg för att följa upp hur någon jobbar enligt den avtalade tiden. Detta för att undvika att någon jobbar för mycket eller för lite som medför onödiga kostnader.

·       API/gränssnitt med andra lösningar

De system som kan bocka av ovanstående punkter och fler därtill är omfattande och skall kosta en bra slant, för insatsen är hög och utmaningen stor, med god avkastning om allt hanteras rätt. Dessutom skall du beredas möjlighet att fokusera på helheten och din kärnverksamhet.